Ciclo passivo, fatture e DDT senza più lavoro manuale
Riconciliazione automatica 3-way matching tra ordini, DDT e fatture fornitori. L'AI controlla ogni documento, segnala le anomalie, registra in contabilità. Il tuo team amministrativo recupera ore ogni giorno e lavora sulle cose che contano davvero.
Riconciliazione automatica di ordini, DDT e fatture. Zero errori, ore recuperate ogni giorno.
-85%
tempo sul ciclo passivo
-95%
errori di registrazione
3x
fatture fornitori processate al giorno
Il controllo manuale del
ciclo passivo costa tempo e soldi
ciclo passivo costa tempo e soldi
Ogni errore mancato in fattura è un costo. Ogni riconciliazione manuale tra ordini, DDT e fatture è tempo sottratto al tuo team. L'AI fa entrambe le cose, senza saltare un controllo.
Problema
La vecchia maniera
Fatture fornitori controllate manualmente
Il team amministrativo confronta a mano ogni fattura con il relativo ordine d'acquisto e DDT (bolla di consegna): verifica prezzi, quantità, sconti, condizioni di pagamento. Su decine di documenti al giorno, gli errori passano e i pagamenti rallentano.
Riconciliazione documentale 3-way fatta a occhio
L'abbinamento manuale tra ordine, DDT e fattura (3-way matching) richiede ore. Quantità mancanti, prezzi diversi dal contrattualizzato, doppie fatturazioni: tutte cose che si scoprono troppo tardi, quando il pagamento è già partito.
Registrazione contabile e archiviazione manuali
Codici IVA scelti a mano, prima nota digitata, fatture archiviate in cartelle e PDF sparsi. Quando il commercialista chiede un documento, parte la caccia al tesoro. Errori fiscali e ritardi nelle chiusure sono dietro l'angolo.
soluzione
La nuova maniera
Controllo fatture fornitori automatico
L'AI legge ogni fattura in arrivo (PDF, XML SDI, scansione), la abbina all'ordine d'acquisto e al DDT, controlla importi, quantità e IVA. Le fatture conformi vengono approvate; le anomalie finiscono in coda al referente con la differenza già evidenziata.
Riconciliazione 3-way matching in secondi
Il sistema esegue il 3-way matching automatico (ordine ↔ DDT ↔ fattura) per tutto il ciclo passivo. Ti mostra solo le righe con discrepanze e le ordina per priorità. Il tuo team interviene solo dove serve.
Registrazione contabile e archiviazione automatiche
Ogni documento viene classificato per tipologia, con codice IVA corretto e prima nota pronta per il commercialista. Archiviazione digitale ricercabile per fornitore, data, importo, conforme alla conservazione sostitutiva.
Cosa automatizza l'AI nel tuo reparto amministrativo
Sei aree concrete dove l'automazione amministrativa fa la differenza, dal controllo fatture al document automation per la conservazione fiscale.
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Si collega ai gestionali che già usi
Lavoriamo con i principali gestionali ed ERP del mercato italiano: Danea Domustudio, TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud, SAP Business One, Microsoft Dynamics. Niente migrazione, niente cambio di abitudini per il tuo team: l'automazione gira in parallelo al gestionale che già conosci.
Domande frequenti sull'automazione amministrativa
Le domande che ci fanno più spesso responsabili amministrativi e CFO prima di partire con un progetto di automazione del ciclo passivo. Se non trovi la tua, scrivici.
Cos'è l'automazione amministrativa e cosa risolve nel ciclo passivo?
L'automazione amministrativa è l'uso dell'AI per gestire il ciclo passivo di una PMI: lettura ed estrazione dati dalle fatture fornitori, abbinamento automatico tra ordine, DDT e fattura (3-way matching), registrazione in prima nota, archiviazione e conservazione digitale. In pratica elimina la digitazione manuale, riduce gli errori di registrazione fino al 95% e libera il team amministrativo dalle attività ripetitive a basso valore.
Funziona con Danea, TeamSystem, Zucchetti o il mio gestionale attuale?
Sì. Ci colleghiamo via API, file di scambio o connettori dedicati ai principali gestionali italiani: Danea Domustudio, TeamSystem (Enterprise, Polyedro, Lynfa), Zucchetti, Fatture in Cloud, SAP Business One, Microsoft Dynamics. Se usi un ERP custom o un software meno comune, lo valutiamo in fase di analisi: nella maggior parte dei casi l'integrazione è fattibile.
Come funziona la riconciliazione 3-way matching?
Il 3-way matching è l'abbinamento automatico tra tre documenti: l'ordine d'acquisto che hai emesso, il DDT (bolla di consegna) del fornitore e la fattura fornitore. Il sistema confronta riga per riga prezzi, quantità, codici articolo, IVA e condizioni di pagamento. Se i tre documenti coincidono, la fattura viene approvata in automatico. Se trova differenze, ti segnala solo l'eccezione con il dettaglio della discrepanza, così il tuo team non perde tempo a controllare le righe corrette.
Quanto tempo serve per partire?
Le prime automazioni sono operative in 2-4 settimane. Partiamo dal processo a maggior impatto (di solito controllo fatture fornitori o riconciliazione 3-way) e aggiungiamo le altre automazioni in modo incrementale. Un ciclo passivo completo automatizzato richiede in media 6-8 settimane, formazione del team inclusa.
Cosa succede se l'AI sbaglia o non è sicura su una fattura? (supervisione umana)
Ogni automazione ha soglie di confidenza configurabili e supervisione umana: quando l'AI non è sicura (fattura ambigua, fornitore nuovo, importo fuori soglia) passa la palla a una persona del tuo team via escalation. Tu mantieni sempre il controllo finale sui documenti critici. Ricevi un report settimanale con le fatture processate in autonomia, le eccezioni gestite e gli errori evitati.
I dati contabili e fiscali della mia azienda sono al sicuro? (GDPR e AI Act)
Sì. I dati restano in infrastrutture italiane ed europee conformi al GDPR e al nuovo AI Act. Le fatture e i documenti contabili non vengono usati per addestrare modelli AI pubblici. Tutto il traffico è criptato (TLS 1.3), gli accessi sono tracciati e firmiamo NDA prima di qualsiasi condivisione. Per i clienti che lo richiedono, possiamo lavorare in modalità on-premise.
Quanto costa? E in quanto tempo si ripaga?
Dipende dal volume di documenti gestiti e dal numero di gestionali da integrare. Dopo una call gratuita ti diamo un preventivo preciso. Per darti un riferimento: una PMI che processa 200-500 fatture fornitori al mese recupera in media 600-1.000 ore l'anno e ammortizza il progetto in 6-12 mesi.
Devo formare il team o cambiare il modo di lavorare?
No. Il team amministrativo continua a lavorare con il gestionale che conosce: l'automazione gira in sottofondo e ti avvisa solo quando serve un controllo umano. La formazione si esaurisce in 1-2 incontri pratici. L'obiettivo è togliere il lavoro manuale, non aggiungerne uno nuovo.
Misuriamo insieme quanto tempo recuperi sul ciclo passivo
Una call gratuita di 30 minuti per capire come gestisci fatture, ordini e riconciliazione oggi. Ti diciamo quali processi hanno più senso da automatizzare per primi e quante ore puoi recuperare nel primo trimestre. Senza impegno, senza costi.
