La tua agenzia di viaggio senza più compilazione manuale

Liste passeggeri, RDO su MePA, polizze, rooming list, carte di imbarco: automatizziamo i processi che oggi tolgono ore al tuo team, senza stravolgere come lavorate.
Liste passeggeri, RDO MePA, polizze e rooming list automatizzate. Il tuo team smette di trascrivere dati a mano.
600 ore
risparmiate in un anno (caso reale: Direttiva Viaggi)
€10.000
risparmiati in un anno sullo stesso processo
Zero errori
di trascrizione su liste passeggeri e capitolati
Operatore di agenzia di viaggio al lavoro
Agenzia di viaggio che utilizza strumenti digitali

Quanti dati riscrivete a mano ogni giorno?

Liste, moduli, capitolati: ogni gruppo gestito porta con sé ore di trascrizioni manuali che potrebbero essere automatizzate.

Problema

La vecchia maniera

Liste passeggeri trascritte a mano

Rooming list ed elenchi studenti arrivano in formati diversi e l'operatore deve incrociare i dati e ricopiarli nei fogli Excel di Grimaldi, GNV o di ogni compagnia aerea.

RDO MePA e capitolati riscritti ogni volta

Ogni gara delle scuole ha il suo capitolato. Si finisce per riscrivere le stesse informazioni decine di volte, su carte intestate sempre diverse.

Compilazione portali e carte d'imbarco a mano

L'operatore deve entrare sui portali delle compagnie, compilare i form uno per uno con i dati dei passeggeri, scaricare le carte d'imbarco e organizzarle per gruppo.

Rooming list, assicurazioni e altri Excel sempre diversi

Ogni compagnia, ogni assicurazione, ogni hotel chiede un formato diverso. Lo stesso dato viene ricopiato in 4-5 fogli Excel con layout diversi.

soluzione

La nuova maniera

Liste passeggeri compilate dall'IA

L'IA legge la rooming list, riconosce i cognomi, recupera i dati anagrafici e compila il foglio Excel della compagnia nel formato richiesto. Ore di lavoro in pochi minuti, senza errori di trascrizione.

RDO MePA generate automaticamente

Il sistema legge il capitolato pubblicato dalla scuola, lo incrocia con i dati dell'agenzia e produce il documento pronto per il MePA.

Portali e carte d'imbarco compilati dall'IA

L'IA entra sul portale, compila i campi con i dati dei passeggeri uno dopo l'altro e scarica le carte d'imbarco già organizzate per gruppo, pronte da consegnare ai capogruppo.

Rooming list, polizze e Excel generati in automatico

Un unico inserimento dati, l'IA produce tutti i documenti nei formati richiesti da hotel, assicurazioni e compagnie. Niente più copia-incolla tra fogli diversi.

I processi che possiamo automatizzare nella tua agenzia

Cosa automatizziamo

Sei processi che oggi i tuoi operatori fanno a mano in Excel, su MePA o nel gestionale. Li automatizziamo senza farti cambiare i programmi che già usate.

Liste Passeggeri Compagnie Navali

L'IA legge la rooming list, riconosce i cognomi e li matcha con i dati anagrafici dell'elenco studenti. Poi compila il foglio Excel nel formato richiesto da Grimaldi, GNV o altri vettori, pronto per l'invio. Ore di lavoro in pochi minuti, senza errori di trascrizione.

Questa soluzione è già in produzione: possiamo mostrartela dal vivo durante la call e adattarla ai tuoi formati in pochi giorni.

Prenota una demo

Liste Passeggeri Aerei e Portali Web

Stesso principio della soluzione navale, esteso a compagnie aeree e portali di imbarco. L'IA legge i dati in qualsiasi formato (Excel, Word, PDF, scansioni) e compila il modello richiesto dal vettore. Se la compilazione avviene su un portale web, la computer vision riconosce i campi nel browser.

Qualsiasi formato in ingresso
Compatibile con ogni vettore
Computer vision sui portali web

Capitolato RDO MePA compilato e pronto da caricare

Le scuole pubblicano su MePA le RDO con i loro capitolati strutturati. Scarichi il documento dal portale, l'IA lo legge, lo incrocia con i dati dell'agenzia e ti restituisce il capitolato compilato pronto da ricaricare.

Lettura automatica del capitolato
Anagrafica e parte tecnico-economica
Documento pronto per il caricamento

Gestione Polizze Assicurative

Per ogni viaggio l'agenzia deve raccogliere i dati anagrafici dei partecipanti e inserirli nei moduli della compagnia assicurativa. Estraiamo automaticamente i dati da qualsiasi documento e li inseriamo nei moduli nel formato corretto. L'operatore controlla, approva e invia.

Estrazione dati da qualsiasi documento
Compilazione moduli compagnia
Funziona su gruppi di centinaia di persone

Rooming List Strutture Alberghiere

Le agenzie acquistano blocchi di camere e devono smistare ogni partecipante nel foglio Excel dell'hotel, rispettando le tipologie di camera. Il sistema legge la lista dei partecipanti e le disponibilità, e compila la rooming list nel formato richiesto, rispettando i criteri specifici (separazione per genere nei gruppi scolastici, richieste particolari).

Adattamento al formato di ogni struttura
Regole di assegnazione personalizzate
Smistamento istantaneo

Portale Carte di Imbarco

Oggi le carte di imbarco si distribuiscono via email, con allegati smarriti e confusione su chi ha ricevuto cosa. Costruiamo un portale dedicato in cui l'agenzia carica le carte e ogni capogruppo accede con login personale, trova i suoi documenti e li scarica. Nessuna email, nessuna chiamata.

Login personale per ogni capogruppo
Documenti organizzati per gruppo e viaggio
Zero email, zero allegati smarriti
Un nostro caso di successo:
Direttiva Viaggi, 600 ore di lavoro manuale eliminate

Direttiva Viaggi gestisce 22.000 studenti l'anno nel turismo scolastico. Ricevono elenchi studenti e rooming list dalle scuole e dovevano compilare manualmente i fogli Excel delle compagnie navali per le liste passeggeri. Con la nostra soluzione, il processo è completamente automatizzato.

600+
ore risparmiate all'anno
€10.000+
risparmiati all'anno

Quanto puoi risparmiare con la nostra soluzione?

3 ore
1 ora8 ore
Tutto l'anno
136912
Risparmio annuo stimato
€ 22.176
Ore risparmiate: 792 ore/anno
Calcolo basato su costo orario medio nazionale, inclusi costi indiretti, di €28/ora
Ricalcola
Ottienilo

Domande frequenti su software e gestionale per agenzie di viaggio

Le risposte alle domande che ci fanno più spesso titolari di agenzie di viaggio e tour operator prima di partire.

La demo navale è già pronta o va sviluppata anche per noi?

La soluzione Liste Passeggeri per le compagnie navali è già sviluppata e in produzione presso un nostro cliente che gestisce oltre 20.000 studenti l'anno. Te la mostriamo dal vivo durante la call. Se la tua agenzia gestisce lo stesso flusso, l'adattamento ai tuoi formati è rapido. Tutte le altre soluzioni vengono invece costruite su misura sul tuo processo reale.

Quanto costa una soluzione su misura?

Il costo dipende dalla complessità del processo: numero di formati in ingresso, sistemi a cui collegarsi, regole da rispettare. Dopo la call conoscitiva ti facciamo una proposta chiara con preventivo, tempi di sviluppo e risparmio atteso. Niente costi nascosti, niente impegno prima dell'analisi.

Funziona se gestisco gruppi non scolastici (turismo leisure, business)?

Sì. Le soluzioni Liste Passeggeri (aerei e navi), Polizze Assicurative e Rooming List sono pensate per qualsiasi tipo di gruppo, non solo turismo scolastico. Le RDO MePA e il portale carte di imbarco sono invece più specifiche per chi lavora con le scuole. Durante la call capiamo insieme quali aree fanno davvero la differenza per te.

Quanto tempo serve per avere una soluzione operativa?

Per processi simili a quello navale già sviluppato bastano poche settimane di adattamento. Per soluzioni nuove i tempi dipendono dalla complessità, ma di norma in 4-8 settimane abbiamo una prima versione in produzione. Lavoriamo in modo incrementale: partiamo dal processo a impatto più alto e proseguiamo da lì.

Dobbiamo cambiare gestionale o procedure interne?

No. Le nostre soluzioni si innestano sui flussi che già usate: continuate a ricevere documenti come fate oggi, l'IA si occupa solo del passaggio noioso (lettura, incrocio dati, compilazione). Niente cambi di gestionale, niente formazione complicata per il team.

I dati dei passeggeri sono trattati in modo sicuro? Siete in linea con GDPR e AI Act?

Sì. Le soluzioni rispettano GDPR e AI Act. I dati anagrafici dei partecipanti vengono elaborati nei flussi che già usate, senza essere conservati più del necessario. Su richiesta possiamo configurare il sistema in modo che l'elaborazione avvenga interamente su infrastruttura italiana o europea, e che i modelli di IA usati per l'estrazione e la compilazione non riutilizzino i dati per addestrare modelli di terzi.

Si integra con il gestionale che usiamo già?

Sì. Le nostre soluzioni si appoggiano a quello che hai già, qualunque sia: il gestionale dell'agenzia, fogli Excel di lavoro condivisi, mailbox dedicate o cartelle su Google Drive. Quando arriva il file dalla scuola o dalla compagnia, l'IA legge, compila e mette il risultato dove lo trovi normalmente. Non c'è da migrare niente, non c'è un nuovo programma da imparare per il personale.

Chi controlla il documento prima dell'invio alla compagnia o su MePA?

Sempre una persona del tuo team. L'IA produce il documento già compilato, ma l'invio richiede la conferma di un operatore. Per le RDO MePA o per liste con dati sensibili si può impostare una doppia revisione (operatore più responsabile). Niente parte se non hai dato l'ok tu.